Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Viimeisin muutos 1.13.2019.

1.Keitä olemme

Verkkosivustomme osoite on: https://www.ehhky.info.

2.Rekisterinpitäjä

Etelä-Hämeen Hirvikoirayhdistys ry. (jälj. myös yhdistys)

3. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Yhdistyksen jäsenrekisterinhoitaja:
Roto Seija, Koisthuhdantie 118, 31410 Ylöpirtti
s-posti seija.roto@gmail.com

4. Rekisterin nimi

Yhdistyksen jäsenrekisteri ja koirakoetuomarien rekisteri.

5. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Jäsenrekisteriä ylläpidetään yhdistyslain velvoitteiden täyttämistä sekä jäsensuhteen ja jäsenmaksujen hoitoa varten.
Koirakoetuomarien rekisteriä ylläpidetään, jotta koirakokeiden järjestämisessä tarvittavien maastotuomarien yhteystiedot ovat saatavilla.

6. Rekisterin tietosisältö

Henkilöiden yksilöintitiedot:

• etunimi, sukunimi, osoite, kotipaikkakunta ja sähköposti
• liittymispäivämäärä, jäsenyystyyppi, viimeinen jäsenmaksuvuosi
• koirakoetuomareilta lisäksi pätevyys, kennelliitonjäsennumero ja puhelinnumero
• luottamushenkilöiltä (hallituksen jäsenet) lisäksi puhelinnumero ja sähköpostiosoite

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Jäsenrekisteriin tallennettavat tiedot saadaan jäseneltä itseltään kirjallisen vapaamuotoisen jäsenhakemuksen yhteydessä, esim. sähköpostitse, tekstiviestillä tai nettilomakkeella.

8. Henkilötietojen käsittely, säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja käsittelee yhdistyksen rahastonhoitaja, jäsenrekisterinhoitaja ja rahastonhoitaja sekä lisäksi hallituksen jäsenet silloin, kun on kyseessä jäseneksi hyväksyminen tai erottaminen. koirakokeiden tuomarien henkilötietoja käsittelee yhdistyksen sihteeri ja ko. tiedot julkaistaan yhdistyksen nettisivuilla ja vuosikertomuksissa . Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista Kennelpiirin ja koirien rotujärjestöjen tuomariluetteloissa siltä osin kuin niin on sovittu jäsenen kanssa. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina sähköisessä rekisterissä niin kauan kuin henkilö on yhdistyksen jäsen. Jäsenrekisteriin on pääsy vain yhdistyksen jäsenrekisterinhoitajalla ja siihen vaaditaan henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Paperilla olevat henkilötiedot säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy vain yhdistyksen jäsenrekisterinhoitajalla.
Yhdistyksen sihteeri säilyttää koirakoetuomarien henkilötietoja samoin periaattein.

10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi pyytää päivittämään ja muuttamaan omia tietojaan ja vaatia, että virheelliset tiedot korjataan. Tarkastus-, muutos- ja korjauspyynnön voi tehdä toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu asiaa koskeva pyyntö rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle.

11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).